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Cuotas de impresión, mecanismo para controlar los volúmenes de impresión en la empresa
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Fecha de publicación: Junio 01/2010 |
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La meta tradicional de muchas empresas ha sido eliminar el papel de las organizaciones; sin embargo, la impresión departamental y distribuida continúa creciendo, algunas veces en forma desmedida. El uso de Internet y del correo electrónico ha contribuido a aumentar los volúmenes de documentos impresos.
 Según dice Ricardo Garita, gerente de territorio de Lexmark Costa Rica y Nicaragua, muchas organizaciones intentan poner un límite a los gastos de impresión, reduciendo volúmenes, administrando la impresión, auditando el uso de los dispositivos y hasta controlando cuánto imprimen los usuarios. Una de las formas de controlar a los usuarios es implantando "cuotas de impresión".
Existen dos modalidades para implementar el concepto de cuotas de impresión en la empresa; por un lado están las "cuotas para control pasivo", y también están las "cuotas para control proactivo".
Cuotas para Control Pasivo. Tienen como objetivo permitir que las organizaciones asignen cuotas de impresión por usuario o por centro de costo, además de comparar en tiempo real el comportamiento de un usuario con respecto a su cuota asignada (por ejemplo, para determinar en que punto de su cuota se encuentra) versus un estado ideal. También permiten hacer predicciones de uso de la impresión por parte de un usuario o centro de costo, o restringir la impresión a algún usuario según decisión del administrador.
Cuotas para Control Proactivo. Al igual que las anteriores, permiten asignar cuotas de impresión, pero ofreciendo comparaciones automatizadas en tiempo real sobre la cuota asignada contra las impresiones reales con el fin de controlar su consumo.
La diferencia fundamental entre ambas modalidades es que en el caso pasivo un usuario podría continuar imprimiendo y fotocopiando documentos luego de exceder su cuota, mientras que en la modalidad proactiva, el sistema -en forma automática- impediría la impresión y el copiado una vez la cuota ha sido excedida en tan sólo una unidad (si la cuota es 100, por ejemplo, no le dejaría imprimir ni una sola hoja después de 100 hojas impresas).
Modalidad Pasiva: la Mejor Opción
Muchas empresas implementan cuotas de impresión con la esperanza de que cada usuario sea más cuidadoso e imprima o copie menos. Pero en la mayoría de los casos la realidad es muy diferente; Es decir, no existe un mal uso por parte de los usuarios, más bien son los procesos anticuados o prácticas inadecuadas que terminan forzando volúmenes mayores de impresión. Por eso recomendamos el uso de cuotas pasivas en las empresas.
Con cuotas pasivas el administrador asigna a cada usuario o centro de costo ciertos volúmenes que puede revisarse frecuentemente; esta práctica permite descubrir cuáles procesos implican los mayores volúmenes. Una vez descubierto esto, tenemos una oportunidad de transformarlos en otros que sustituyan los documentos de papel por documentos electrónicos.
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